Juristische Personen können ab sofort mit ihrer verifizierten Identität digitale Prozesse nutzen. Die Identitätsfeststellung juristischer Personen stellt dabei besondere Anforderungen, denn anders als bei natürlichen Personen verfügen juristische Personen nicht über ein Ausweisdokument.
1. Drei Komponenten bei der Identifizierung
1. Diese drei Komponenten sind bei der Identifizierung zu beachten:
- Juristische Person: Die Existenz der juristischen Person selbst muss validiert werden, also z.B. des Unternehmens oder des Vereins.
- Vertretungsberechtigung: Die Vertretungsberechtigung der handelnden natürlichen Person muss sichergestellt sein.
- Unternehmensvertreter / Natürliche Person: Die Identität der handelnden natürlichen Person muss festgestellt werden.
Diese drei Komponenten sind nun in einem digitalen Prozess vereint und damit können auch juristische Personen die Vorteile der digitalen Anwendungen und der Echtzeit-Abschlüsse nutzen. Dies ist jetzt sogar auch konform mit den Vorgaben des Geldwäschegesetzes möglich, so dass zum Beispiel der Abschluss von Finanzierungsverträgen, Leasingverträgen oder Kreditaufnahmen GwG-konform digital möglich sind.
2. Die Identifikation von juristischen Personen
Die Identifikation juristischer Personen erfolgt direkt am Point of Contact – effizient und rechtssicher. Geschultes Personal führt die Prüfung durch, wodurch Wartezeiten, Medienbrüche und nachträgliche Abstimmungen entfallen.
Für die Identifikation ist lediglich ein gültiges Ausweisdokument der vertretungsberechtigten Person erforderlich; weitere Unterlagen sind nicht zwingend notwendig, können aber optional in den Prozess eingebunden werden (z.B. schriftliche Vertretungsvollmacht). Die Verifizierung des Unternehmens erfolgt dann mittels eines geeigneten Registerabgleichs.
Bei bestimmten Vertretungsregelungen ist es erforderlich, dass mehrere Personen unterschreiben – und entsprechend auch identifiziert werden. Ob und wann das so ist, hängt von den jeweiligen Vertretungsregelungen der juristischen Person ab.
Dank des asynchronen Omnichannel-Ansatzes kann dann beispielsweise Person A vor Ort identifiziert werden, während Person B den Prozess zeitlich versetzt und ortsunabhängig remote durchläuft. Der Vorteil: maximale Flexibilität bei der Identitätsprüfung.
3. Identifikation im Detail
3. Schritt für Schritt: So funktioniert die Identifikation im Detail
- Suche und Verifizierung des Unternehmens
Die Suche und Verifizierung des Unternehmens erfolgt durch einen Registerabgleich. Dabei werden alle relevanten Daten des der juristischen Person für die Vorbereitung und Verwendung in die unternehmenseigenen Geschäftsprozessen bereitgestellt. - Auswahl der Vertreter
Aufbauend auf der identifizierten juristischen Person werden die im Register geführten Vertreter samt Rollen und Vertretungsregelungen gelistet und können für den Prozess ausgewählt werden. Bevollmächtigte Personen können zusammen mit einem Vollmachtsdokument ergänzt werden. Die ausgewählten Vertreter werden dann als natürliche Person identifiziert.
- Identifizierung der Vertreter als natürliche Personen
Die Identifizierung der Bevollmächtigten kann entweder vor Ort mittels Ausweisprüfung und digitaler Erfassung durch den Vor-Ort Mitarbeiter oder Remote durch eine Identitäts-Methode (z.B. eID-Ident, Bank-Ident, Video-Ident, Photo-Ident) durchgeführt werden.
- Abgleich der Vertretungsbefugnis
Nach erfolgreicher Identifizierung der natürlichen Person erfolgt nochmals ein Abgleich der Daten im Register, um die Vertretungsvollmacht zu verifizieren. Bei Vollmachten, die nicht im Register auffindbar sind, wird überprüft, ob die identifizierte Person mit der bevollmächtigten Person übereinstimmt. - Bereitstellung der Belegdaten
Nach erfolgreicher Identifizierung der Vertreter, der Vertretungsberechtigung sowie der Existenz der juristischen Person werden die entsprechenden Belegdaten digital bereitgestellt. - Durchführung der digitalen Signatur
Anschließend können die zuvor identifizierten Vertreter agieren und den gewünschten Geschäftsprozess im Namen der juristischen Person erledigen, also z.B. alleine oder gemeinsam die Vertragsdokumente signieren. - Bereitstellung der signierten Dokumente
Nach Abschluss der Signatur der Dokumente durch alle gewählten Vertreter können die Dokumente entsprechend digital bereitgestellt und in den weiteren Geschäftsprozessen verwendet werden.
4. Unterstützung gängiger Rechtsformen
4. Unterstützung gängiger Rechtsformen in Deutschland
Die Identifikation juristischer Personen ist für eine breite Palette aller gängigen Rechtsformen möglich, um den unterschiedlichsten geschäftlichen und institutionellen Anforderungen gerecht zu werden.
Unter den unterstützten Rechtsformen finden sich Kapitalgesellschaften wie die GmbH, AG und UG (haftungsbeschränkt), ebenso wie Personengesellschaften – darunter die OHG, KG und GbR. Auch eingetragene Vereine (e. V.), einschließlich gemeinnütziger Organisationen, können problemlos identifiziert und mit entsprechenden digitalen Vollmachten ausgestattet werden.
Darüber hinaus werden rechtsfähige Stiftungen privaten oder öffentlichen Rechts ebenso unterstützt wie Genossenschaften (eG). Auch Körperschaften des öffentlichen Rechts, etwa Kammern, Universitäten oder Gemeinden, können – abhängig von Bedarf und rechtlicher Grundlage – in den Identifikationsprozess eingebunden und mit digitalen Vollmachten versehen werden.
Nicht zuletzt lassen sich auch freiberufliche Zusammenschlüsse, beispielsweise in Form von Partnerschaftsgesellschaften (PartG) identifizieren und eindeutig bevollmächtigen.
5. Vielfältige Anwendungsbereiche
5. Vielfältige Anwendungsbereiche für digitale Identifikation und Prozesse
Die Lösung zur digitalen Identifikation lässt sich in vielen Branchen einsetzen – überall dort, wo Personen oder Organisationen schnell, sicher und flexibel identifiziert oder administrative Prozesse digital abgewickelt werden sollen.
- Finanztransaktionen & KYC-Prozesse: Banken und Finanzinstitute müssen juristische Personen im Rahmen von Know-Your-Customer (KYC) und Anti-Geldwäsche (AML)-Vorgaben identifizieren, um Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten. Die Abschlüsse erfolgen entsprechend mit juristischen Personen.
- Legal Entity Identifier (LEI): Unternehmen, die an Finanztransaktionen teilnehmen, benötigen einen Legal Entity Identifier (LEI), um regulatorische Anforderungen wie MiFID II und EMIR zu erfüllen.
- Digitale Geschäftsprozesse: Juristische Personen müssen sich für digitale Geschäftsprozesse verifizieren, z. B. bei Vertragsabschlüssen, der Eröffnung von Bankkonten oder der Zulassung von Kraftfahrzeugen.
- Unternehmensregister & Transparenzregister: Die Identifikation ist erforderlich, um die Eigentümerstruktur und wirtschaftlich Berechtigte eines Unternehmens zu prüfen, insbesondere für Compliance-Zwecke.
6. Fazit: Effizient, nahtlos, papierlos & 24/7
Die digitale Identifikation juristischer Personen am Point of Contact ermöglicht eine schnelle, rechtssichere und papierlose Abwicklung. Dank geführter Workflows und Echtzeitprüfung entfällt der Bedarf an zusätzlichen Unterlagen oder manueller Nacharbeit.
Der gesamte Prozess ist medienbruchfrei und lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren – von der Identitätsprüfung bis zur digitalen Signatur. Das reduziert den administrativen Aufwand erheblich, spart Zeit und minimiert Fehler – für Unternehmen, Partner und Kunden gleichermaßen.
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